因为Word没用好,他们遇到了这些麻烦事,现在我要教你如何搞定!

摘要: 你敢忽视Word?它就敢给你狠狠地教训!

09-25 17:33 首页 秋叶PPT


Hi,我是秋小叶~

大家都觉 Word 很简单,不过就是打打字,但到了毕业写论文,工作写方案、做策划的时候,还是被折腾得够呛!


Word 使用不当会有什么样的结果?下面两个真实故事,让人感同身受。


最近,获悉 2 个悲伤的故事,都和 Word 使用不当有关,今天分享给大家解决方案,下次你要遇上,可千万要记得用!




手工输入几百个图表编号?


一位小伙伴,抛来一份文档,然后问我:

我这有一份文档,里边有好多好多图表,有什么办法可以自动给每一个图表都加上编号?我已经手工加了几页,可是还有上百个,后面实在不敢想……


好家伙,洋洋洒洒几万字,竟然连章节标题都是手工输入的,不用样式,不用题注。前期准备不做足,你不加班谁加班呢?


碰到这样的问题怎么办?老老实实做以下几个步骤:

? 梳理章节结构和层级

? 设置多级列表并关联标题样式

? 将手工设置的标题格式全部修改为标题样式

? 在图表下方插入题注,然后复制粘贴到全部图表下

? 全选整个文档,更新域,就能批量解决



格式不统一,汇总难度大


还一位,在集团公司做行政工作的妹子,要汇编各项制度文件。这项工作没办法独自完成,必须分包给各业务口的相关人员撰写输出,最终汇总到她那。


她只需要做汇编工作,她也知道批量合并文件的方法。按说,应该是比较轻松的活。可是,有一天,她火急火燎的跑来求助:


老师老师,我要把大家交上来的 Word 文档合并到一起。可是,大家的文档格式都不一样,有些编号还连不上。怎么办?


我让她发个截图看看,好嘛,真的是五花八门。由于每个人的编号习惯不一样,即使是同一个人写的编号,也有前后不一致的情况,比如同样是第一节的第一点,就有以下不同写法:

1.1     1、1     1-1     1.1.     1.1、


真坑啊 ~

十几万字,几百页的文档,一个人默默手工调整可以改到吐血。


为了能够批量化的查找同一个级别的标题,然后一次性替换样式。我尝试帮她写了条正则表达式,用于 Word 替换某一个级别的标题,一替换,发现光这一个级别就有 495 条编号,你们可以随便感受一下:


这还只是其中一条替换规则,别说让她自己完成,就是要我把替换规则全写出来,我自己都怕啊。


如果是你,你会怎么办?


后来,我给她的建议是,定义一个标准格式的文档。然后召集大家,按照新的标准格式要求,重新调整。


为了让后期合成更加方便,必须要做几项工作:

? 按章节分工,有连续的章节就用一个 Word 文档,并且统一命名格式,例如:

第 1 章 李xx

第 2-3 章 张xx

第 4 章 李xx


? 定一个标准格式文档,设置好多级编号和标题样式


? 开个小会,说明这个标准文档,修改编号和格式超级简单,只要点击套用就好


之所以会出现现在的混乱局面,全是因为在立项时就没有定义一个标准,这恰恰是一个组织者应该干的活。



不提前规划是要吃大亏的!


事前不规划,事后是要吃大亏的!


Word 排版最难的,就是那些很长的文档。只要眼观全局,开始动手前就做好结构整理和文档样式规划就能高效许多!


事实上,在 Word 里有很多很多自动化的排版方式。即使后期要修改格式,有大把工具帮你批量完成。


总做低水平重复的工作,很可能是因为我们没有潜下心钻研。


同样一件小事,别人用1小时完成,你只用 1 分钟,就能在职场中脱颖而出。Word 值得你花精力好好学习。


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关于本文

作者:顾建,「和秋叶一起学Word」课程老师,同名图书作者。

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